PRESERVASI KOLEKSI TERCETAK DAN DIGITAL

A.      Pendahuluan

Sepanjang sejarah manusia, perpustakaan bertindak selaku penyimpanan khasanah hasil pikiran manusia. Hasil pikiran ini dapat dituangkan dalam bentuk cetak maupun non cetak (digital). dengan dituangkannya pikiran-pikiran tersebut dalam berbagai bentuk tersebut, maka akan ada kegiatan yang harus bisa merawat, menyimpan, dan menyebarkan semua itu secara terus menerus agar informasi yang ada dalam pikiran manusia tersebut bisa selalu diketahui oleh setiap orang.

  Dalam berbagai literatur dapat ditemukan istilah preservation, conservation, dan restoration. Preservation  atau pelestarian mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka dan arsip, termasuk didalamnya kebijakan pengolahan, keuangan, sumberdaya manusia, metode dan teknik penyimpanannya. Conservation atau pengawetan terbatas pada kebijakan serta cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian arsip tersebut. Restoration atau pemugaran mengacu pada pertimbangan serta cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan pustaka dan arsip yang rusak (Sulistyo-Basuki, 1991:271).

B.       Pembahasan

1.        Pengertian Pelestarian

Pelestarian (preservation) adalah sistem pengolahan dan perlindungan pada bahan pustaka, dan atau tugas maupun pekerjaan untuk memperbaiki, memugar, melindungi, dan merawat bahan pustaka, dokumentasi, arsip maupun bahan informasi serta bangunan perpustakaan (Lasa, 2009:233-234).

Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:853), pelestarian adalah pengawetan (sumberdaya alam, budaya, dsb) agar terjamin kehidupannya sepanjang masa. Hal ini diperkuat oleh pendapat Wendy Smith dalam Purwono (2009:2.17) yang mengatakan pelestarian atau preservasi adalah semua kegiatan yang bertujuan memperpanjang umur bahan pustaka dan informasi yang ada didalamnya.

Menurut International Federation of Library Association (IFLA) memberi batasan definisi pelestarian (Sudarsono, 2006:314).

1.Pelestarian (Preservation). Mencakup semua aspek usaha melestarikan   bahan pustaka dan arsip. Termasuk didalamnya: kebijakan pengelolaan,  keuangan, ketenagaan, metode dan teknik, serta penyimpanan.

2.Pengawetan (Conservation). Membatasi pada kebijakan dan khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut.

3.Perbaikan (Restoration). Menunjuk pada pertimbangan dan cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan pustaka dan arsip yang rusak.

  Dari penjabaran beberapa pengertian tentang preservasi, konservasi, dan restorasi dapat dikatakan bahwa konservasi dan restorasi adalah bagian dari kegiatan preservasi itu sendiri, akan tetapi kegiatan preservasi tidak dimasukkan ke dalam istilah konservasi dan restorasi karena adanya batasan dari masing-masing istilah tersebut.

Sedangkan pelestarian didefinisikan sebagai seluruh kegiatan yang dilakukan oleh setiap lembaga atau institusi dalam mempertahankan semua koleksi itu dapat bertahan lama dan menyelamatkan informasi yang terkandung didalam koleksi tersebut agar tetap bisa diakses oleh pemustaka.

2.        Unsur, Tujuan, dan Fungsi Pelestarian

Menurut Martoatmodjo (1993:7), berbagai unsur penting yang perlu diperhatikan dalam pelestarian bahan pustaka adalah:

a)Manajemen: Siapa yang bertanggung jawab dalam kegiatan ini dan bagaimana prosedur pelestarian yang akan diikuti.

b)Tenaga yang merawat bahan pustaka dengan keahlian yang mereka miliki.

c)Laboratorium, ruang pelestarian beserta peralatannya seperti alat penjilidan, lem, alat laminasi, alat untuk fumigasi, pembersih debu dan sebagainya.

d)Dana untuk kegiatan yang selalu dimonitor dengan baik, agar kegiatan pelestariantidak mengalami gangguan.

Sedangkan tujuan pelestarian bahan pustaka menurut Martoatmodjo (1993:5), dapat disimpulkan sebagai berikut:

1.Menyelamatkan nilai informasi dokmen.

2.Menyelamatkan fisik dokumen.

3.Mengatasi kendala kekurangan ruang.

4.Mempercepat perolehan informasi: dokumen yang tersimpan dalam CD (Compact Disc) sangat mudah untuk diakses, baik pada jarak dekat maupun jarak jauh.

Sementara itu, menurut Sulistyo-basuki, (1993:271), tujuan pelestarian bahan pustaka dan arsip adalah untuk melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dan arsip dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat digunakan secara optimal.

Sedangkan fungsi pelestarian ialah menjaga agar koleksi perpustakaan tidak rusak karena gangguan manusia,  dan serangan serangga atau jamur yang merajalela pada ruangan yang lembab. Menurut Martoatmodjo (1993:6), jika disimpulkan maka pelestarian memiliki beberapa fungsi antara lain adalah:

a.Fungsi melindungi, yaitu melindungi bahan pustaka dari serangan serangga, manusia, jamur, panas matahari, air, dan sebagainya.

b.Fungsi pengawetan, yaitu merawat bahan pustaka agar tetap awet dan tahan lama untuk digunakan oleh pengguna.

c.Fungsi kesehatan, yaitu dengan pelestarian yang baik bahan pustaka menjadi bersih, bebas dari debu, jamur dan berbagai sumber penyakit, sehingga pemakai ataupun pustakawan terjaga kesehatannya.

d.Fungsi pendidikan, yaitu pemakai perpustakaan dan pustakawan itu sendiri harus belajar bagaimana cara merawat dokumen.

e.Fungsi kesabaran, merawat bahan pustaka ibarat merawat bayi atau orang tua, jadi harus sabar.

f.Fungsi sosial, bahwa pelestarian tidak bias dikerjakan oleh seorang diri. Pustakawan harus mengajak pengguna untuk tetap merawat bahan pustaka.

g.Fungsi ekonomi, yaitu dengan pelestariaan yang baik, bahan pustaka akan lebih awet, keuangan dapat dihemat.

h.Fungsi keindahan, yaitu penataan bahan pustaka yang rapi, perpustakaan dapat menjadi lebih indah sehingga dapat menambah daya tarik pembacanya.

3.        Langkah-langkah Dalam Pelestarian Koleksi

Dalam pelestarian koleksi ada beberapa kegiatan yang bisa kita lakukan agar koleksi tersebut tetap terjaga dengan baik. Untuk koleksi tercetak, langkah langkah seperti yang dikutip dari Lasa (2009:163) sebagai berikut:

1.        Reproduksi

Reproduksi dalam pengertian ini adalah usaha reproduksi bahan pustaka dengan cara fotokopi, pembuatan bentuk mikro, dan pembuatan duplikasinya. Biasanya, bahan pustaka yang perlu direproduksi meliputi koleksi langka, penting, bernilai historis, serta mudah rusak.

2.        Penjilidan

Penjilidan ini dilakukan lantana sampulnya mudah rusak, terlalu tipis, atau terlepas jilidannya.

3.        Laminasi

Penyampulan ini dilakukan dengan cara memberikan pelindung plastik atau bahan lainnya agar bahan pustaka itu tidak sobek dan hancur.

4.        Penyiangan

Penyiangan adalah proses pengeluaran buku dari jajaran koleksi suatu perpustakaan. Pengeluaran ini didasarkan pada pertimbangan bahwa koleksi itu tidak diminati lagi, sudah ada edisi baru, atau bertentangan dengan kebijakan pemerintah dan etika masyarakat.

5.        Fumigasi

Fumigami atau pengasapan bertujuan untuk membunuh jamur maupun serangga yang tumbuh pada bahan kertas. Fumigami dapat dikalsanakan dalam kotak, lemari fumigami, ruang fumigami, ruang penyimpanan arsip, ruang perpustakaan, maupun ruang deposit.

Berbeda dengan pelestarian koleksi tercetak, untuk menunjang pelestarian koleksi digital maka dilakukan startegi-strategi dalam pelaksanaannya. Hal ini bisa dilakukan dengan berbagai cara, menurut Pendit (2009:102) ada beberapa cara yang bisa dilakukan yaitu :

a.     Refreshing, yaitu men-copy file-file digital dari satu media ke media penyimpanan lain akan tetapi masih dapah satu sejenis.

b.     Migration, yaitu mentranster data digital dari satu konfigurasi hardware/software kebentuk yang lainnya atau dari atu komputer ke generasi komputer yang lebih baru.

c.    Emulation, yaitu penyegaran sistem secara berkala agar dapat terus membaca data digital yang direkam dalam berbagai format dari berbagai versi.

d.   Reformatting, yaitu kegiatan mengubah konfigurasi data digital tanpa mengubah kandungan isi intelektualnya.

C.      Penutup

Dari pembahasan di atas maka ada dua pelestarian yang kita bisa lakukan. Pertama yaitu pelestarian bentuk fisik dokumen yang diselenggarakan dengan pengurangan tingkat keasaman, pembuatan laminasi  dan enkapsulasi, restorasi dokumen dan lainnya. Yang kedua ialah pelestarian nilai informasi dokumen dengan alih bentuk. Informasinya tidak hilang meskipun bentuk kemasannya diubah dari kertas ke bentuk yang dianggap lebih efisien misalnya bentuk mikro dan video disk ataupun dengan cari melakukan alih media. Tujuan keduanya tetaplah sama, yakni selalu berusaha agar koleksi tersebut bisa diakses selama mungkin, serta informasi yang ada di dalamnya tidak hilang.
  

Daftar Pustaka

Depdiknas. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.

Lasa, H.S. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Book Publisher.

_________. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher

Martoatmodjo, Karmidi. 1993. Pelestarian Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud.

Pendit, Putu Laxman. 2007. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: CV. Sagung Seto.

________. 2008. Perpustakaan Digital dari A Sampai Z. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri.

_________. 2009. Perpustakaan Digital: Kesinambungan & Dinamika. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri.

Purwono. 2009. Materi Pokok Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

________. Strategi Teknologi Pelestaria Bahan Pustaka. (artikel). Diberikan pada Program Ilmu Perpustakaan dan Informasi Program S1 Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga pada semester IV tahun 2009.

________. Pelestarian Jangka Panjang dan Aksesibilitas Kandungan Informasi Dengan Teknologi. (artikel). Diberikan pada Program Ilmu Perpustakaan dan Informasi Program S1 Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga pada semester IV tahun 2009.

Sudarsono, B. 2006. Analogi Kepustakawanan Indonesia. Jakarta: Ikatan Pustakawan Indonesia.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

__________. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Remaja Rosdakarya.

Oleh: Nasirullah Sitam

*Nasirullah adalah mantan sekretaris Divisi Pengembangan Profesi periode 2010-2012